Kosi là Giám đốc điều hành của Hệ thống Cơ khí Cụ thể và có kinh nghiệm điều hành các công ty khác nhau, từ các ngành công nghiệp môi trường đến sản xuất

GETTY

Trong năm qua, Covid-19 tàn phá các nền kinh tế trên toàn cầu. Các doanh nghiệp trên toàn thế giới bị ảnh hưởng nặng nề, trong khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ chịu ảnh hưởng lớn nhất. Triển vọng kinh tế cuối cùng cũng được cải thiện sau một năm đầy bất ổn, cho phép hầu hết các doanh nghiệp đứng vững trở lại – nhưng chính những doanh nghiệp đó sẽ cảm thấy ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 trong một thời gian khá dài.

Với bất kỳ sự suy thoái bất ngờ nào của nền kinh tế, có thể nhận ra khi các chủ doanh nghiệp nhận thức được các thủ tục khẩn cấp – những thủ tục đáng lẽ phải được áp dụng trước khi đại dịch xảy ra. Nhưng có bao nhiêu doanh nghiệp đã chuẩn bị cho một sự kiện thảm khốc như Covid-19? Và tốt hơn nữa, có bao nhiêu doanh nghiệp sẽ học hỏi từ điều này và đưa ra kế hoạch khẩn cấp cho lần sau?

Khi thế giới dần thích nghi với trạng thái bình thường mới, các doanh nghiệp nên tận dụng cơ hội này để chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp quốc gia tiếp theo. Vì vậy, khi (không phải nếu) một sự kiện toàn cầu xảy ra trong tương lai, họ sẽ sẵn sàng về mặt tài chính và hoạt động.

Có từ sáu đến chín tháng dự trữ tiền mặt.

Dự trữ tiền mặt trong bất kỳ doanh nghiệp quy mô nào là cần thiết, bất kể bạn đang ở trong ngành nào hoặc bạn đã trở nên thành công như thế nào. Nếu cuộc khủng hoảng Covid-19 đã dạy cho công chúng bất cứ điều gì, thì đó là các quỹ khẩn cấp dưới dạng tiền mặt cứng lạnh là cứu cánh của sự sống còn.

Dự trữ tiền mặt cho phép các công ty tránh phải vay thêm nợ và chúng thường được lưu trữ trong một tài khoản riêng biệt với dòng tiền hàng ngày của bạn. Vì vậy, nếu công việc kinh doanh của bạn gặp khó khăn, bạn nên có sẵn một khoản tiền dự trữ ổn định để thoát ra ngoài. Bất kỳ nơi nào từ sáu đến chín tháng chi phí của một công ty nên được lưu trữ trong quỹ dự trữ tiền mặt. Đối với một doanh nghiệp đã thành lập, con số này có thể được xác định bằng cách xem báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn từ năm trước. Nếu bạn là một công ty khởi nghiệp, hãy ước tính nó bằng cách sử dụng dòng tiền dự kiến ​​và ngân sách kinh doanh của bạn.

Mặc dù vậy, dự trữ tiền mặt không chỉ tốt cho đại dịch – hình thức dự phòng này được sử dụng cho bất kỳ loại trường hợp khẩn cấp nào, cho dù đó là trường hợp trên toàn thế giới hay trường hợp cụ thể trong ngành. Mỗi doanh nghiệp, và mỗi chủ doanh nghiệp, nên có một khoản tiền dự trữ để sử dụng khi phát sinh chi phí bất ngờ hoặc khi doanh thu đột ngột giảm.

Đơn giản hóa các hoạt động.

Mặc dù có một khoản dự trữ tiền mặt tốt là rất quan trọng, nhưng bạn không muốn sử dụng nó cho đến khi cần thiết. Để tránh sử dụng tiền dự trữ, hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn đang hoạt động với hiệu quả tối ưu.

Khi tình huống khẩn cấp xảy ra, hoạt động kinh doanh cần phải thay đổi và có thể phải cắt giảm. Điều quan trọng là đảm bảo thời gian của mọi người được tối ưu hóa để đạt hiệu quả và hiệu quả, đồng thời có khả năng tận dụng các quy trình và hoạt động hàng ngày được sắp xếp hợp lý với công nghệ. Về cơ bản, điều này có nghĩa là mọi công việc bận rộn hoặc các nhiệm vụ không cần thiết mà nhân viên đã thực hiện trước đây nên được cắt giảm hoàn toàn hoặc chuyển cho một hệ thống có thể ưu tiên và lập chiến lược cho chúng.

Đảm bảo hiệu quả ngay từ đầu.

Khi một doanh nghiệp xoay trục sang các quy trình hợp lý hơn, nó thậm chí có thể kích hoạt sự thừa nhận rằng một số khía cạnh của doanh nghiệp là thừa, không cần thiết hoặc có thể tiêu tốn – và câu hỏi “tại sao chúng ta không làm điều này sớm hơn” thường nảy sinh. Câu hỏi đó thậm chí là điều cần phải suy nghĩ ngay bây giờ, trong khi nền kinh tế đang khởi sắc trở lại.

Hoạt động kinh doanh của bạn có thay đổi trong năm qua để bù đắp cho thu nhập bị mất hoặc một nhân viên bị mất việc không? Những hoạt động đó có thể tiếp tục sau đại dịch để cắt giảm chi phí không?

Người ta thường nói rằng khi bạn không chuẩn bị, bạn chuẩn bị thất bại – và các doanh nghiệp nên chuẩn bị một cách nhất quán để thất bại. Điều tồi tệ nhất mà một công ty có thể làm là tiến hành như thể tình trạng kinh doanh sa sút sẽ không bao giờ xảy ra. Bằng cách thiết lập các hệ thống hiệu quả, tận dụng công nghệ sẵn có và đào tạo nhân viên để thích nghi và xoay chuyển với các cách làm việc mới, bạn đã tự thiết lập cho mình thành công.

Một ví dụ của việc chuẩn bị cho thất bại (hoặc một đại dịch toàn cầu khác) là đào tạo nhân viên để đảm nhiệm nhiều vị trí. Điều này không chỉ cho phép sự linh hoạt tại nơi làm việc để ai đó luôn có thể lấp đầy vai trò trống mà còn giảm bớt áp lực cho nhân viên, những người mà đồng nghiệp khác đôi khi có thể che đậy vị trí của họ.

Hiện nay hơn bao giờ hết, các doanh nhân và chủ doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các hoạt động và hoạt động của họ đang diễn ra suôn sẻ, thành công và có hệ thống. Vì vậy, khi thảm họa toàn cầu tiếp theo xảy ra hoặc cuộc suy thoái kinh tế tiếp theo xảy đến, công ty của bạn sẽ có kế hoạch sẵn sàng để vượt qua nó.

Nguồn: Forbes