Hãy nghĩ về số lượng công cụ giao tiếp bạn sử dụng trong một ngày làm việc. Ngoài việc kiểm tra email, bạn có thể đang đăng nhập vào nền tảng nhắn tin tức thời, cũng như sử dụng nền tảng quản lý dự án, hệ thống quản lý nội dung hoặc một nền tảng cộng tác khác. Có thể bạn đang hỏi đồng nghiệp và khách hàng xem họ thích gọi điện thoại hay trò chuyện video hơn. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi nói đến việc theo dõi một tài liệu hoặc một cuộc trao đổi bạn đã có với báo cáo trực tiếp của mình vào tuần trước, bạn thấy mình đang tìm kiếm hộp thư đến, Slack, message, zalo và ba tài liệu Google Documents khác nhau.

Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 75% người được hỏi đồng ý rằng làm việc tại nhà đã làm tăng cảm giác quá tải về kỹ thuật số khi nhắn tin, gửi email và hội nghị truyền hình trở thành phương tiện giao tiếp chính. Và 74% công nhân được hỏi cho biết hiện họ dành phần lớn thời gian trong ngày để nhìn vào máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại. Và một nghiên cứu năm 2015 được công bố trên Tạp chí Kinh tế Kinh doanh cho thấy rằng cái gọi là các yếu tố gây căng thẳng về công nghệ có thể dẫn đến giảm sự hài lòng và kiệt sức trong công việc.

“Chúng tôi biết rằng quá nhiều giao tiếp kỹ thuật số có thể làm giảm năng suất của chúng tôi và cuối cùng dẫn đến kiệt sức”. Mary Lynn Carver, người sáng lập và CEO của MLC Strategy Advisors, một công ty tư vấn chuyên về truyền thông và chiến lược các vấn đề doanh nghiệp, cho biết, mặc dù luồng thông tin liên tục đó có vẻ như là một điều bình thường, nhưng nó thực sự có thể gây hại cho tổ chức của bạn. Bà nói: “Việc kiểm soát nội dung và một số hệ thống phân cấp và chiến lược liên quan đến các kênh này là rất quan trọng.

Việc áp dụng các biện pháp kiểm soát như vậy để đối phó với tình trạng quá tải thông tin và kỹ thuật số bắt đầu với một vài bước quan trọng:

Nhìn vào những gì đang được sử dụng

Bạn nên bắt đầu bằng việc kiểm tra những gì nhân viên của bạn đang sử dụng để giao tiếp — và những gì có hiệu quả với họ, Carver nói. Họ có cần tất cả các tính năng trên mỗi nền tảng không? Một số công ty phần mềm tạo ra các chương trình đi kèm với nhiều chuông và còi. Cô ấy nói, những điều đó có thể quá sức với một số nhân viên sử dụng các tính năng thường xuyên và một số thì không. Hãy xem nhóm của bạn đang sử dụng những gì để giao tiếp và cộng tác hiệu quả nhất. Bạn cần tìm hiểu những gì đang xảy ra trong “các ngóc ngách trong tổ chức của bạn,” cô nói.

Nhận phản hồi

Một khi bạn tìm hiểu kỹ về các nền tảng mà nhóm của bạn đang sử dụng, bạn có thể ngạc nhiên với những gì mình tìm thấy, cố vấn truyền thông nội bộ Johnna Lacey cho biết. Nếu bạn có giấy phép doanh nghiệp cho một công cụ và nhân viên thấy họ thích thứ gì đó khác, họ có thể đã tự mình sử dụng nó.

Đó là một vấn đề, Carver nói, bởi vì đột nhiên, dữ liệu, thông tin độc quyền và thông tin liên lạc khác của bạn có thể được chia sẻ trong một nền tảng mà nhóm của bạn chưa kiểm tra. Tệ hơn nữa, nếu nhân viên sử dụng công cụ đó không tiết lộ rằng họ đang làm như vậy, bạn sẽ có một kho thông tin chỉ dành cho một số ít người. Vì vậy, hãy yêu cầu nhóm của bạn làm rõ về những gì họ đang sử dụng và lý do tại sao họ thấy những công cụ đó hiệu quả. Với phản hồi như vậy, bạn có thể đưa ra quyết định tốt về các công cụ sẽ sử dụng trong tương lai.

Kiểm tra cách sử dụng tốt nhất cho mỗi kênh

Khi bạn tạo danh sách rút gọn các công cụ mà bạn hoặc nhóm của bạn cần, hãy xem cách họ sử dụng chúng so với điểm mạnh của công cụ là gì, Carver nói. Ví dụ: nếu bạn có những người chia sẻ cộng tác thiết kế qua IM, bạn có thể cần một công cụ toàn diện hơn để quản lý chức năng đó. Thông thường, những công cụ này phù hợp nhất cho một số loại hình giao tiếp nhất định, cô nói.

IM hoặc tin nhắn văn bản: Hiệu quả đối với các câu hỏi đơn giản và nhận thông tin rất cụ thể tương đối nhanh chóng.

Email: Tốt cho giao tiếp dài hơn có thể yêu cầu chi tiết hơn là thích hợp cho văn bản hoặc IM. Cũng hiệu quả để chuyển tiếp tài liệu và cung cấp liên kết cho ngữ cảnh.

Nền tảng cộng tác: Những nền tảng này có thể chung chung, chẳng hạn như Slack hoặc Trello. Chúng nhằm mục đích chia sẻ thông tin và dự án giữa nhiều người, cũng như thu thập phản hồi. Các nền tảng như vậy có thể có các tính năng khác nhau, nhưng không phải tất cả các tính năng đó đều có thể phù hợp hoặc cần thiết cho nhóm của bạn.

Điện thoại và hội nghị truyền hình: Tốt hơn cho giao tiếp linh hoạt, động não, và các vòng lặp ngắn hạn và các vòng gửi email hoặc tin nhắn nhanh.

Xây dựng chiến lược kênh

Khi bạn sắp xếp các công cụ mà bạn và nhóm của bạn cần với thế mạnh của họ, bạn có thể bắt đầu tạo chiến lược để giao tiếp và chuyển giao thông tin. “Đó là ranh giới tốt đẹp giữa việc cung cấp cho mọi người sự lựa chọn và tạo ra các hệ thống hiệu quả và toàn cầu, nơi tất cả bạn thực sự đồng bộ. Tôi nghĩ rằng điều thực sự quan trọng là bạn phải có một vài kênh giao tiếp phổ quát mà mọi người đều có thể tiếp cận một cách đáng tin cậy, ”Shane Metcalf, giám đốc văn hóa tại 15Five cho biết.

Đưa ra nguyên tắc cho nhóm của bạn về những thông tin cần chia sẻ ở đâu và những kỳ vọng xung quanh cách thức và thời điểm phản hồi có thể giúp giữ cho dữ liệu và dự án của bạn ở những nơi thích hợp, tránh các ổ chứa và giúp mọi người tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm một cách hiệu quả hơn, Carver cho biết thêm. Các chiến lược như vậy sẽ khác nhau giữa các công ty.

Điều chỉnh phong cách giao tiếp

Một khía cạnh khác có nhiều sắc thái hơn một chút, nhưng vẫn quan trọng, là điều chỉnh phong cách giao tiếp cho các nền tảng khác nhau. Bạn đã bao giờ nhận được một email có vẻ ngắn gọn khiến dạ dày của bạn giảm xuống trong khi ngôn ngữ ngắn gọn tương tự sẽ không khiến bạn chớp mắt qua tin nhắn văn bản hoặc IM? Lacey nói: “Bạn cần thực sự nghĩ về khán giả của mình. Hãy suy nghĩ về cách họ sẽ nhận được thông điệp, cũng như nền tảng tốt nhất để truyền đạt thông điệp đó và điều chỉnh phong cách và giọng điệu giao tiếp của bạn cho phù hợp.

Điều quan trọng cần lưu ý là ở nơi làm việc hiện nay có bốn thế hệ khác nhau và mọi người có thể có những sở thích khác nhau trong phong cách của họ. Một số tránh các cuộc điện thoại bằng mọi giá trong khi những người khác thích quay số và trò chuyện. Mặc dù những loại phong cách riêng lẻ đó không nhất thiết phải được đưa ra thành chính sách, nhưng bạn nên nhắc nhở nhóm của mình về các sở thích khác nhau.

Hãy nhớ xem lại hướng dẫn của bạn định kỳ để đảm bảo rằng bạn đang theo kịp các nhu cầu phát triển của nhóm. Và luôn cởi mở với phản hồi để bạn có thể thích ứng khi cần thiết để giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn và ít phải chịu sự tấn công của kỹ thuật số.

Theo Fastcompany