Một đoạn trích tuyệt vời từ Chiến lược và Tiến hóa Tổ chức của Herbert Simon:

Dự đoán tương lai có nghĩa là phát hiện, tốt nhất là về mặt tiềm năng, các đặc điểm mới trong môi trường có thể ảnh hưởng đáng kể đến công ty trong tương lai và xác định thời điểm nào cần tập trung vào chúng và dành năng lượng để xử lý chúng. Thời gian quản lý sẵn có và sự chú ý không bao giờ là đủ để đối phó với tất cả các tình huống có thể phát sinh; các ưu tiên tương đối cho sự chú ý, lập kế hoạch và hành động cần được sửa đổi liên tục. Một chức năng chính của hoạch định chiến lược là duy trì sự chú ý khan hiếm về quản lý, kỹ thuật và khoa học cho những thứ quan trọng. …

Các tổ chức lớn đang bị cản trở bởi một loại Quy luật Gresham: áp lực của các hoạt động hàng ngày và khủng hoảng khiến việc lập kế hoạch bị cản trở. Các mối quan tâm ngắn hạn tạo ra các ưu tiên và thời hạn thu hút sự chú ý và năng lượng của nhà quản lý với các mối quan tâm dài hạn. Biện pháp khắc phục rõ ràng cho vấn đề phổ biến này là tạo ra các đơn vị tổ chức đặc biệt có trách nhiệm duy nhất là xử lý các khía cạnh khác nhau của hoạt động hoạch định chiến lược. Với định nghĩa như vậy về chức năng cơ sở của nó, một đơn vị như vậy không có lý do gì để bị chuyển hướng.

Có hai lý do tại sao việc tạo ra các đơn vị quy hoạch chuyên biệt không tự động bãi bỏ quy luật của Gresham. Thứ nhất, nếu các nhà lập kế hoạch khôn ngoan và hiệu quả, họ chắc chắn sẽ gặp phải yêu cầu ngày càng cao về thời gian dành cho các dịch vụ tư vấn cho lãnh đạo cao nhất và cho các bộ phận khác trong tổ chức. Họ sẽ phải thực sự có tư tưởng mạnh mẽ để ngăn chặn những gián đoạn này trong các hoạt động chính của họ, và không thấy mình ngày càng bị vướng vào những thời hạn ngắn hạn.

Thứ hai, nhóm lập kế hoạch càng bị phong tỏa chặt chẽ khỏi các công việc hàng ngày của tổ chức, thì kế hoạch của nhóm đó càng trở nên khó khăn hơn trong việc ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Sự tham gia của nhiều thành viên tổ chức vào quá trình hoạch định chiến lược là cách chắc chắn nhất để đảm bảo việc phổ biến các ý tưởng làm cơ sở cho việc thực hiện; và việc cô lập hoạt động lập kế hoạch với phần còn lại của tổ chức sẽ làm phức tạp rất nhiều quá trình phổ biến, trong số các lý do khác bởi vì những người chưa tham gia vào quá trình này sẽ khó hiểu và khó chấp nhận sản phẩm của nó.

Vấn đề biệt lập của đơn vị lập kế hoạch nảy sinh không chỉ trong hoạch định chiến lược chung mà còn trong việc phát triển và giới thiệu các sản phẩm mới. Một trong những lợi thế mà các công ty sản xuất Nhật Bản đã khai thác trong cuộc cạnh tranh quốc tế của họ là tốc độ chuyển đổi các ý tưởng về sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm thành dây chuyền sản xuất thực tế. Quan sát đã chỉ ra rằng tốc độ này là có thể bởi vì các kỹ sư sản xuất và thậm chí cả kỹ sư bán hàng tham gia vào quá trình thiết kế gần như ngay từ đầu. Điều này cho phép các kỹ sư thiết kế tính đến các hạn chế về sản xuất và tính thuận tiện trong các thiết kế. Ngược lại, nó liên quan đến đội ngũ nhân viên sản xuất sản phẩm ngay từ đầu, đảm bảo cam kết của họ với nó, và cho phép họ bắt đầu lập kế hoạch hoạt động sản xuất trong khi quá trình thiết kế vẫn đang diễn ra. Tất nhiên, đồng thời, quy trình này chuyển một số sự chú ý của các kỹ sư thiết kế sang các vấn đề sản xuất và có thể tạo ra nguy cơ rằng họ sẽ bị chuyển hướng khỏi trách nhiệm cơ bản của mình đối với việc đổi mới sản phẩm.

Như trong hầu hết các vấn đề của tổ chức, điều được yêu cầu, để đảm bảo sự quan tâm đúng mức đến việc hoạch định chiến lược nhưng đồng thời duy trì mối liên hệ thông tin liên lạc chặt chẽ giữa các đơn vị lập kế hoạch và điều hành, là sự cân bằng và sự quan tâm của lãnh đạo cao nhất để duy trì sự cân bằng đó. Nhìn chung, có lẽ là không khôn ngoan khi cho phép các chuyên gia thực hiện toàn bộ sự nghiệp của họ trong việc lập kế hoạch, trong khi những người khác dành những người chăm sóc của họ cho trách nhiệm phụ trách. Một số luân chuyển, thậm chí với một số chi phí ngắn hạn cho chuyên môn, có thể giúp ích rất nhiều trong việc phổ biến các sản phẩm của hoạch định chiến lược, đồng thời giữ cho các đơn vị lập kế hoạch tiếp xúc với thực tế của thế giới hoạt động.

Thể chế hóa các hoạt động tình báo
Làm thế nào để một công ty có thể tổ chức để nó có đủ sức mạnh quét các chân trời, xác định các vấn đề tiềm ẩn và các cơ hội tiềm năng? Không phải ngẫu nhiên mà đôi mắt và đôi tai nằm trên bề mặt cơ thể chứ không phải bên trong cơ thể. Sự thông minh đòi hỏi sự tiếp xúc liên tục với các môi trường liên quan, và trong trường hợp của các công ty kinh doanh, hai trong số các môi trường phù hợp và quan trọng nhất là môi trường sử dụng cuối cùng (khách hàng) và môi trường khoa học và công nghệ (nghiên cứu và phát triển). Các bộ phận khác của công ty không nên được loại trừ khỏi việc tìm kiếm thông tin, nhưng đây có lẽ là hai bộ phận quan trọng nhất trong đó.

Chức năng marketing không chỉ đơn giản là chức năng bán và phân phối sản phẩm cho khách hàng. Nó cũng có chức năng như nhau là thu thập, thông qua tiếp xúc với môi trường sử dụng cuối cùng, thông tin về tương lai thị trường của công ty và các thị trường mà công ty có thể thâm nhập. Nhân viên bán hàng và kỹ sư bán hàng có thể đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động tình báo này, nhưng chỉ ở mức độ đó là một phần chức năng rõ ràng của họ, họ được đào tạo để làm như vậy và họ được liên kết hiệu quả trong giao tiếp với các đơn vị quản lý, lập kế hoạch và thiết kế hàng đầu.. Các đơn vị chuyên môn cũng có thể cung cấp nhiều loại thông tin khác nhau – chẳng hạn như các sản phẩm thăm dò ý kiến ​​khách hàng. Tôi sẽ không cố gắng mô tả chi tiết cách người ta tổ chức trí thông minh về môi trường sử dụng cuối, mà chỉ đơn giản là kêu gọi sự chú ý đến tầm quan trọng của nó.

Các tổ chức nghiên cứu và phát triển thường được coi là nhằm mục đích phát minh và phát triển sản phẩm mới, nhưng đây chỉ là một phần nhỏ trong chức năng mà họ nên thực hiện. Cũng giống như các tổ chức bán hàng là cửa sổ trên thế giới của khách hàng, các tổ chức R&D là (hoặc nên là) cửa sổ trên cả thế giới tự nhiên và cộng đồng khoa học và kỹ thuật tham gia vào việc kiểm tra thiên nhiên. Một nhà khoa học hay kỹ sư R&D không chỉ đơn thuần là một nhà phát minh mà còn là một kênh giao tiếp giữa công ty và ngành học mà người đó làm việc.

Các ngành khoa học hoạt động như một bảng đen khổng lồ (bộ sưu tập tạp chí và sách, các cuộc họp chuyên môn) trên đó ghi lại những khám phá của tất cả những người tham gia. Chỉ một phần nhỏ kiến ​​thức mà bất kỳ nhà khoa học nào nắm giữ, bao gồm cả những kiến ​​thức rất mới, được tạo ra bởi nghiên cứu của họ hoặc nghiên cứu của phòng thí nghiệm tại nhà. Hầu hết nó đã được đọc trên bảng đen. Do đó, kiến ​​thức mà bộ phận R&D của một công ty tạo ra không chỉ là sản phẩm của nỗ lực trong phòng thí nghiệm của chính công ty đó, mà còn là toàn bộ kiến ​​thức liên quan mà bộ phận này thu được từ các bảng đen thuộc về lĩnh vực chuyên môn.

Mối bận tâm quá lớn về các sản phẩm được cấp bằng sáng chế do bộ phận R&D phát minh sẽ che khuất chức năng thông minh rộng lớn hơn của bộ phận này và hạn chế đóng góp của bộ phận này vào nỗ lực hoạch định chiến lược. Hội chứng NIH (‘không được phát minh ở đây’) là đặc hữu trong các tổ chức R&D không hiểu rằng trách nhiệm trí tuệ của họ vượt xa các chương trình nghiên cứu trong phòng thí nghiệm của họ.

Các công ty trong các ngành có tốc độ luân chuyển sản phẩm nhanh chóng (quần áo và dược phẩm là những ví dụ điển hình) thường có ý thức tổ chức các hoạt động tình báo của họ. Nếu không, họ sẽ không tồn tại được lâu. Họ là những ví dụ điển hình về các tổ chức nơi thành công tại một thời điểm cụ thể sẽ chỉ tồn tại trong thời gian ngắn trừ khi nó được tiếp nối liên tục bởi những thành công mới. Trong phạm vi mà họ có thể cấp bằng sáng chế cho các sản phẩm mới hoặc phát triển sự trung thành với thương hiệu, họ có thể đệm vào một mức độ nào đó sự biến động của môi trường của họ. Nhưng về cơ bản họ sống, không phải bằng cách tạo ra những đổi mới riêng lẻ, mà bằng cách tổ chức để tạo ra một dòng đổi mới ổn định. Nếu không có khả năng trí tuệ được phát triển mạnh mẽ, họ khó có thể thành công trong việc này.

KẾT LUẬN
Lập kế hoạch chiến lược nhằm đối phó với sự không chắc chắn to lớn và sự thay đổi liên tục mà các tổ chức hiện đại nhận thấy trong môi trường mà họ phải thích ứng. Một ‘thị trường ngách’ thường là một thứ thoáng qua. Số liệu thống kê về tăng trưởng của doanh nghiệp cho thấy các lợi thế đặc biệt của công ty thường có chu kỳ bán rã được đo bằng một vài năm chứ không phải trong nhiều thập kỷ hoặc nhiều thế hệ. Nhiệm vụ của hoạch định chiến lược là đảm bảo một luồng ý tưởng mới cho phép tổ chức tiếp tục thích ứng với thế giới bên ngoài không chắc chắn của nó.

Trong nhận xét của mình, tôi đã cố gắng xem chức năng hoạch định chiến lược trong bối cảnh rộng hơn của nó đối với toàn bộ quá trình ra quyết định trong một tổ chức. Đưa ra lựa chọn và đánh giá chúng chỉ đơn giản là giai đoạn cuối cùng trong quá trình quyết định, và hiếm khi là giai đoạn quan trọng nhất. Trước khi lựa chọn được đưa ra, phải xác định các cơ hội để lựa chọn, nỗ lực phải được tập trung vào các vấn đề hoặc cơ hội và phải thiết kế các phương thức hành động khả thi. Lý thuyết quyết định cổ điển tương đối ít nói về những giai đoạn quyết định ban đầu quan trọng này nhưng các sinh viên của hoạch định chiến lược ngày càng nhận thức được rằng việc xác định vấn đề và tạo ra giải pháp thay thế là những thành phần quan trọng của chiến lược. Khoa học nhận thức và trí tuệ nhân tạo đã học được rất nhiều điều về các quá trình này trong những năm gần đây,

Việc lập kế hoạch chiến lược sẽ không tự diễn ra, hoặc ngay cả khi chúng ta chỉ đơn giản là thành lập các đơn vị tổ chức được giao trách nhiệm chính thức thực hiện nó. Nỗ lực lập kế hoạch sẽ chỉ có hiệu quả trong phạm vi mà nó thâm nhập vào toàn bộ tổ chức và chỉ khi các sản phẩm của nó được phổ biến một cách hiệu quả. Một ý tưởng trung tâm (gọi nó là ‘sứ mệnh’ hoặc ‘mục tiêu của công ty’ hoặc ‘các nguyên tắc cơ bản’), được gắn trong đầu nhiều người, nơi nó được gợi lên trong các dịp quyết định, quan trọng hơn một danh sách viết phức tạp về những thứ bằng cách nào đó. đáng lẽ sẽ xảy ra. Xác định tổ chức, điều cần thiết để thực hiện các kế hoạch chiến lược, là một vấn đề tốt hơn là lòng trung thành đơn thuần. Việc xác định có nghĩa là các kế hoạch chiến lược đã thấm nhuần vào tâm trí của các thành viên tổ chức nơi chúng có thể có ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình ra quyết định,

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về Herbert Simon, tôi khuyên bạn nên đọc Mô hình cuộc đời tôi. Ngoài ra, nếu bạn thích bài viết này, bạn sẽ thích Giải pháp theo sự công nhận và lựa chọn dưới sự không chắc chắn.

Nguồn: fsblog